Odszedł w piątek. Do ilu systemów wciąż ma dostęp?
W większości firm, w których nikt nie prowadzi zarządzania hasłami, odejście pracownika to ćwiczenie z pamięci. Zmienia się hasło do poczty i chyba wszędzie. Kłopot w tym, że były pracownik pamięta więcej niż firma.
Gdy pracownik odchodzi z firmy, trzeba w dniu rozstania zablokować jego konta imienne, zmienić hasła do kont wspólnych, które znał, przejąć skrzynkę pocztową i dokumenty oraz sprawdzić urządzenia. Da się to zrobić w kwadrans, ale tylko wtedy, gdy firma ma wcześniej listę jego dostępów.
Dzień odejścia pracownika
Wydrukuj albo zapisz. Bez listy dostępów część punktów zamieni się w zgadywanie.
Konta imienne
Te, które należą do niego- Zablokuj konto pocztowe i ustaw przekierowanie
- Zablokuj konta w systemach firmowych i CRM
- Odbierz mu uprawnienia w Allegro i innych serwisach sprzedażowych
- Wyloguj ze wszystkich urządzeń i sesji
- Usuń z grup i udostępnionych folderów
Konta wspólne
Te, które znał- Zmień hasła do kont wspólnych, np. wspólnej skrzynki biura
- Zmień kody do alarmów i drzwi
- Sprawdź, czy nie był adminem fanpage
- Usuń jego telefon z drugiej metody weryfikacji
Sprzęt i dane
Co zostaje w firmie- Odbierz laptop i telefon służbowy
- Przejmij pliki i dokumenty z dysku
- Sprawdź, czy dane nie zostały na prywatnym sprzęcie
- Potwierdź na piśmie zakończenie
Ćwiczenie z pamięci a procedura
| Obszar | Dziś | Z Mageek |
|---|---|---|
| Czas | Kilka dni, rozłożone na tygodnie. | Kwadrans w dniu rozstania. |
| Pewność | Chyba wszędzie. | Lista z potwierdzeniem przy każdym punkcie. |
| Konta wspólne | Zmiana hasła w kilku miejscach i rozsyłanie nowego. | Jedna zmiana w sejfie, zespół widzi nowe hasło od razu. |
| Emocje | Niepokój, czy jeszcze się gdzieś loguje. | Spokój i dowód, że dostępy są odebrane. |
Pytania o odejście pracownika
Co zrobić z dostępami, gdy pracownik odchodzi z firmy?
W dniu rozstania zablokować konta imienne, zmienić hasła do kont wspólnych, które znał, przejąć pocztę i pliki, odebrać sprzęt i usunąć jego telefon z drugiej metody weryfikacji. Najważniejsza jest lista jego dostępów sporządzona wcześniej, bo bez niej nie wiadomo, gdzie szukać.
Czy hasło do służbowej poczty należy do pracownika?
Nie. Konto służbowe jest majątkiem firmy i firma nim zarządza. Prywatne hasła pracownika pozostają prywatne, dlatego tak ważne jest, żeby nie używał ich w kontach firmowych.
Co, jeśli pracownik odszedł w złości?
Zacznij od kont z dostępem do pieniędzy i klientów: bankowość, poczta, sklep, CRM, fanpage. Zmień hasła wspólne i wyloguj wszystkie sesje. Jeśli nie masz listy dostępów, zrób ją teraz, zanim zrobi się kolejna niespodzianka.
Ktoś właśnie odszedł albo zaraz odejdzie?
Pomożemy odebrać dostępy i ułożyć procedurę na kolejne rozstania.